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恒通公司OA系统高效应用促企业发展
作者:王政远  来源:广西新华书网  2017-09-06

一年来,从开始的逐步适应到最后主动使用,从员工到管理层都深感办公自动化系统(下文称“OA系统”)带来的工作高效便捷和流程监管责任清晰的好处。广西新华书店集团恒通公司借助OA系统向现代企业管理标准化方式成功转变,使公司的管理更上一个新台阶。

20168月,恒通公司为加强流程管控和高效办公,决定全面推行“OA系统”。并在接下来的一个月时间里,梳理各类行政办文办法和流程,同时举办系统功能操作培训会,使员工都能认识并熟练掌握其权限范围内的应用。

20169月,恒通公司实现了请示汇报单(公文签报),需经理室批复的事项都在OA系统操作,还建立部门文件处理笺,实现了向公司内部的发文操作。针对一般固定事务的加班审批、工作餐审批和设备维修等,自建了加班审批表、工作餐审批表和设备维修单三个协同表单。为实现随时随地办公,对部门中层领导开通了手机客户端移动应用,还要求有条件的员工,上班时间登陆“致信”(即时通讯工具),以快速的处理OA系统待办事项。

接下来逐步推进了公务车辆管理、办公用品管理、办公设备管理等,实现申请、审批、使用、归还、查询等集成自动流转;制作了调取监控录像资料申请表、监控系统检查表、安全生产检查表等协同表单,特别针对恒通公司各部门申请使用装卸工出现的管理难题,按照制度规范制作了《装卸工使用申请表》,通过OA流程管理避免用人用工无计划和随意性,做到用人事前有计划,事后有监督可查询,达到了合理调配使用装卸工、严控费用成本的目的。

到今年9月初,已实现了使用OA系统落实各层级责任汇报、会签和审批,防止管理漏洞等。在重大决策项目、重大人事安排、重大资金使用和大额采购维修上,实行民主集中,通过OA流程办理,做到事前有计划、事中有流程控制,事后有公布监督和反馈,让工作中出现的问题能在OA流程找到对应的环节和责任人,使得责权明晰,能针对问题处理,改善因工作流程不够严谨导致责权不清的不利状态,对各项经营管理活动起到较好的监管作用,办理更高效快捷。且OA无纸化操作,从电脑到手机端的移动办公,将人员从繁琐、无序、低端的工作中解放出来,整体提高了办文效率和对信息的可控性,降低了办公成本,提高了执行力,进一步促进了恒通公司的信息化建设。

 





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